Kvůli aktuální světové pandemii se tisíce lidí ocitlo v situaci, kdy musí pracovat z domu. Mnoho manažerů, kteří za normálních okolností sedí v kanceláři s kolegy tak ze dne na den čelí výzvám, souvisejícím s řízením lidí pracujících na dálku.

Pro mnohé to může být děsivé, zvláště pokud předtím virtuální týmy nevedly. I proto s vámi sdílíme několik osvědčených postupů, které vám pomohou překonat počáteční potíže.

1. Nastavte jasná očekávání

Nastavení jasných očekávání pro tým, je klíčovým faktorem úspěchu nejen v tradičním prostředí kanceláře, ale i v týmech pracujících na dálku. Věnujte speciální pozornost tomu, abyste úkoly, termíny a výstupy definovali co nejjasněji a nejpříměji. Sdílejte s týmem důležité informace a pomozte kolegům pochopit, jak přesně budete měřit úspěch. V případě práce na dálku jsou komunikační kanály často omezené a vzniká tak větší prostor na možné nedorozumění. Dávejte proto více otázek a raději dvakrát zkontrolujte, zda vám zcela porozuměli.

2. Stanovte hranice

Jednou z nástrah práce z domu je, že lidé nedokážou přestat pracovat. Netřeba přilévat olej do ohně a domnívat se, že lidé zavření doma i tak nemají co dělat. Nepřetržité přesčasy vedou nejen ke zhoršení produktivity a mezilidských vztahů, ale také k vyhoření. A to platí i pro vás, jako manažera! Manažeři virtuálních týmů by proto měli definovat jasné hranice a pokyny, včetně pravidel vzájemné dostupnosti – kdy budete vy a vaši kolegové pracovat a jak se navzájem spojit v případě potřeby. Tím nastavíte očekávání všech členů týmu a zároveň pomáháte předcházet vyhoření ambiciózních pracovníků.

3. Udržujte blízký kontakt (poslouchejte, informujte, usměrňujte)

Úspěšní manažeři virtuálních týmů jsou v pravidelném kontaktu s jednotlivými členy. Zaveďte pravidelné denní nebo alespoň týdenní setkání s kolegy. Pokud pracují jednotlivě, může jít o individuální hovory. Pokud pracují na něčem společně, může jít o týmové setkání. Důležité je, aby byly hovory pravidelné a plánované. Vaši kolegové tak budou vědět že jste na dosah a mohou s vámi konzultovat a že jejich obavy a otázky budou vyslyšeny. Uvedené platformy také můžete využívat ke sdílení novinek, týkajících se vašeho týmu.

Pomáháme budovat efektivitu na home office!

4. Důvěřujte jejich smyslu pro odpovědnost (ale zkontrolujte výsledky)

Jedním z nejtypičtějších obav manažerů v souvislosti s prací z domu je, že členové týmu nebudou pracovat tak tvrdě nebo tak efektivně jako v kanceláři. Proto se snaží kontrolovat každý aspekt práce týmu, což je nejen nemožné, ale i maximálně neefektivní. Při práci na dálku byste měli mít k posuzování a měření výkonnosti vašeho týmu jiný přístup. Jakmile budou mít kolegové jasno v očekáváních, důvěřujte svému týmu a zaměřte se na výsledky, ne na aktivity nebo odpracované hodiny.

5. Vyberte správný nástroj(e) pro práci na dálku

Jako manažer nesete zodpovědnost za to, abyste udrželi svůj tým ve spojení. Naštěstí dnešní technologické inovace nabízejí nesčetné možnosti. E-maily, textové zprávy a telefonní hovory jsou základní nástroje komunikace, ale sami o sobě nestačí. Vaši kolegové musí vidět vás a vy je. Proto se důrazně doporučuje používat komunikační a týmové platformy pro spolupráci, například Zoom nebo Hangouts. Mnohé z nich jsou k dispozici zdarma. V zájmu hladké spolupráce také definujte, který nástroj slouží pro jaké účely. Například videokonference na setkání týmů,    e-maily pro všeobecné problémy a textové zprávy pro naléhavé záležitosti.

6. Sledujte křivku angažovanosti

I když se se svým týmem pravidelně setkáváte a vídáte během denních nebo týdenních hovorů, je mnohem těžší rozpoznat, kdy má kolega potíže – ať už jde o pracovní problém obecně nebo o výzvy související právě s prací z domu. Lidé budou mít pravděpodobně větší problém  řešit s vámi věci přes telefon, než osobně

Získávejte pravidelnou zpětnou vazbu o náladě, úrovni stresu a angažovanosti vašich kolegů pomocí rychlých a uživatelsky nenáročných řešení (např. My využíváme službu Happy at Work) nebo komplexnějších nástrojů pro hodnocení komunikace a spolupráce jako je Sociomapování® týmu. Díky těmto nástrojům okamžitě zjistíte možný pokles angažovanosti u jednotlivců nebo celkový negativní trend a můžete tak okamžitě zasáhnout.

A co teď? Přenést do praxe!

Ačkoli to mnozí děláme, není to vždy všechno jasné. Mnoho lidí zažívá frustraci ve snaze následovat všechny „dobré rady na práci z domu.“ Skutečnost je taková, že úspěch se skrývá v implementaci – vybrat, zavázat se a realizovat kroky ke zlepšení práce na home office.

Zpracované podle DEVELOR International

Vedení týmu, který je doma není jednoduché. Podívejte se na nabídku našich online školení nebo si přečtěte další články a zlepšete vůdčí dovednosti u sebe, nebo ve vaší firmě

Poskytujeme tréninky pro lídry online