Komunikace v týmu na dálku

Určitě nechcete, aby se lidé během práce na dálku trápili. Je důležité, aby si tým nastavil komunikační kanály a způsob, jak budou sdílet informace. Je rovněž důležité, zajistit přirozenou potřebu lidí být součástí komunity. Jak to udělat?

Během home office se musíte s členy rodiny, svým manažerem a svými kolegy dohodnout na určitých kompromisech. Plánované online setkání máte častěji než ty v kanceláři a zdá se, že i častěji komunikujete, ale ve skutečnosti je náplň setkání často omezena na zadávání úkolů a sledování jejich progresu.

Členové týmu však mají ve srovnání s kanceláří, kde si mohli vyměňovat informace téměř kdykoliv, mnohem méně vzájemné interakce. Kvůli nedostatečným informacím, tak mohou kolegové pracovat na stejném úkolu, aniž by o tom věděli.

Sdílejte své rutiny s členy týmu

Jakmile jste si nastavili denní rutiny (viz článek 7 pravidel pro úspěšný home office), sdílejte je s členy týmu a zeptejte se na jejich vlastní pravidla. Celý tým by měl vědět, kdy jsou jednotliví členové dostupní, aby reagovali na otázky, jestli se zúčastnili krátkých diskusí.

Rovněž stojí za to, určit si komunikační kanál, přes který jste dostupní v naléhavém případě (např .: telefonát, SMS, FB messenger, WhatsApp). Při dohodě mějte na paměti doporučení týkající se účinnosti na home office.

Vyhledávejte a poskytujte informace

Informace pro lidi pracující z domu jsou často decentralizované. Na denních nebo týdenních jednáních manažer pravděpodobně rozdělí úlohy nebo seznámí členy týmu s tím, na čem budou pracovat. Možná také máte individuální setkání s manažerem, ale setkání mezi členy týmu jsou vzácné.

Mluvte spolu jako za časů v kanceláři: zjišťujte a dávejte otázky, abyste věděli, na čem vaši kolegové pracují. Jedním ze způsobů, jak zlepšit sdílení informací je VAŠE INICIATIVA – zavolejte svým kolegům individuálně, sdílejte s nimi co si myslíte, že by měli vědět a ptejte se jich.

Rozhovor můžete začít například takto: „Je teď pro mě mnohem těžší zajistit, abychom byli sladění. Byl bych rád, kdybychom byli společně efektivnější. Co si o tom myslíš?“ Můžete tak pomoci otevřít se i kolegům, kteří jsou obvykle uzavřenější.

Zaměřte se na srozumitelnost

Když pracujeme na dálku, komunikační kanály se nám zužují a komunikujeme více písemně, čímž se navzdory naší nejlepší snaze zvyšuje riziko nedorozumění. Místo zasílání množství emailů, neváhejte kolegovi zavolat a probrat problém telefonicky nebo přes videohovor, abyste se tak vyhnuli možné eskalaci problému.

Doporučujeme držet se následujícího pravidla: pokud problém již vygeneroval dva e-maily, nahraďte třetí telefonátem. Zkuste to!

Dejte si virtuální kávu

Jste zvyklí dát si v kanceláři kávu s kolegy a jen tak pokecat o fotbale, posledních módních novinkách, či víkendových plánech? Určitě ano. Velmi pomáhá zachovat si tyto „socializační zvyky“. Dělejte je online jako běžnou součást každého dne! Udržování sociálního kontaktu i mimo pracovní dobu má při dlouhodobé práci na home office smysl. Je to jedno z našich pravidel pro úspěšný home office. Více informací naleznete zde.

Zavolejte si s introverty i extroverty

V týmu můžete mít členy, kteří se vám jen tak sami od sebe nemusí ozvat: zavolejte jim, zeptejte se jak postupují a podpořte je v práci. Dejte jim pocit, že jsou součástí týmu.

Extrovertní kolegové, kteří jsou dlouho doma, zase možná potřebují trochu více pozornosti, aby si mohli popovídat a socializovat se. Nezapomínejte na ně, dejte jim dostatek prostoru pro zapojení.

Zapařte si

Jste zvyklí skočit si spolu v pátek večer na jedno-dvě piva? Pokračujte v tom, zorganizujte si schůzku online. Je důležité vypustit páru, ventilovat, cítit, že k sobě patříme, i když se nemůžeme osobně setkat.

EFEKTIVNÍ TÝM NA DÁLKU VYŽADUJE JEŠTĚ VÍCE

I když se všichni snažíme, není jednoduché to zvládnout. Mnoho lidí se hroutí  nad tím, jak dodržovat všechna ta pravidla, týkající se práce z domu. Pes je zakopán v realizaci – je třeba pečlivě zvolit kroky směrem k efektivnější práci z domu, dodržovat je a provádět je. 

Rádi vás a vaše lidi provedeme tím, jak na to, v rámci našeho tréninkového programu Efektivní práce z domu, který doručujeme online. Více se můžete dozvědět zde, nebo nás kontaktovat přímo prostřednictvím formuláře či telefonicky.